Veri erişimini kısıtlama
Only Assigned Data ile danışmanların yalnızca kendilerine atanan müşterileri, fırsatları ve randevuları görmesini sağlayın.
2 dk okuma
Birçok emlak ofisinde danışmanlar kendi portföyü ve kendi müşterileriyle çalışır. Her danışmanın yalnızca kendi müşterilerini görmesi iki fayda sağlar: herkes kendi listesine odaklanır ve ofisten ayrılan biri tüm müşteri veritabanını görmüş olmaz. Squaremeters'ta bunu kullanıcı bazında Only Assigned Data (yalnızca atanmış veri) ayarıyla yaparsınız.
Only Assigned Data neyi kısıtlar?
Ayar açık olan bir kullanıcı:
| Alan | Ne görür? |
|---|---|
| Contacts | Yalnızca kendisine atanmış müşteriler |
| Conversations | Yalnızca bu müşterilerin konuşmaları; asistanın görüşme kayıtları dahil |
| Opportunities | Yalnızca sahibi (owner) olduğu fırsatlar |
| Calendars | Kendisine atanmış randevular |
| Tasks | Kendisine atanmış görevler |
Diğer müşteriler bu kullanıcının listelerinde, aramalarında ve raporlarında görünmez.
Not
Only Assigned Data yalnızca User rolündeki kullanıcılar için anlamlıdır. Admin rolündeki kullanıcılar her zaman tüm verileri görür.
Ayarı açma
- Settings → My Staff sayfasını açın ve kısıtlamak istediğiniz danışmanın satırındaki kalem simgesine tıklayın.
- Roles & Permissions sekmesine geçin. Rolün User olduğundan emin olun.
- Only Assigned Data anahtarını açın.
- Save ile kaydedin. Kısıtlama, kullanıcının sayfayı yenilemesiyle geçerli olur.
Sonuç: kim neyi görür?
- Broker Burak Aydın (Admin) beş müşterinin tamamını görür.
- Only Assigned Data açık olan Selin Kaya yalnızca kendisine atanmış iki müşteriyi görür. Henüz kimseye atanmamış James Carter, Selin'in listesinde görünmez.
Müşteriler danışmana nasıl atanır?
Kısıtlama ancak atamalar düzgün yapılırsa işe yarar:
- Asistan ve otomasyonlar: Kurulumda tanımlanan kurallara göre asistanın karşıladığı arayan (ör. bölgeye, ilana ya da sıraya göre) bir danışmana atanabilir ve fırsatın sahibi aynı kişi olur. Ayrıntı: Lead yönlendirme ve görevler.
- Elle atama: Müşteri kartındaki atama alanından danışmanı seçmek. Bkz. Müşteri detay sayfası.
- Toplu atama: Contacts listesinde birden çok müşteriyi seçip bir danışmana vermek. Bkz. Toplu işlemler.
- Konuşma ataması: Conversations ekranında konuşmayı bir ekip arkadaşına atamak. Bkz. Atama ve iş birliği.
- Fırsat sahibi: Fırsat kartında Owner alanını seçmek. Bkz. Fırsat ekleme.
İpucu
Kadıköy'de 3+1 arayan Ahmet Demir gece 23:40'ta aradığında asistan onu nitelendirir, Moda ilanının danışmanı Selin Kaya'ya atar ve fırsatı Selin adına açar. Sabah Selin kendi listesinde Ahmet'i, görüşme özetini ve geri arama görevini birlikte görür.
Sık yapılan hatalar
1. Atanmamış lead'ler kimsenin ekranına düşmüyor. Tüm danışmanlar kısıtlıysa ve atama kuralı yoksa yeni müşterileri yalnızca Admin görür. Ofis asistanını kısıtlamayın ya da "atanmamış" müşterileri gösteren bir akıllı liste kaydedin. Otomatik atama için danışmanınıza yazın.
2. Müşteri bir danışmana, fırsat başka birine atanmış. Kısıtlı danışman müşteriyi görür ama fırsatı göremez (veya tersi). İkisini birlikte güncelleyin.
3. Danışman ayrıldı, müşterileri ortada kaldı. Kullanıcıyı silmeden önce müşterilerini başka birine aktarın. Bkz. Ekibim.
4. Raporlarda rakamlar farklı. Kısıtlı danışman Dashboard ve raporlarda yalnızca kendi verisini görür; broker'ın toplamlarıyla karşılaştırmayın.
Dikkat
Only Assigned Data dışa aktarma yetkisinin yerini tutmaz. Müşteri listesinin kopyalanmasını engellemek için Contacts → Export yetkisini de kapatın (Roller ve yetkiler).
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.