Ekip rolleri kurulumu
Broker, danışman ve ofis asistanı için önerilen yetkiler; asistanın talepleri hangi danışmana yönlendireceği.
2 dk okuma
Bir emlak ofisinde müşteri bilgisi ofisin en değerli varlığıdır. Danışman değişse bile müşterinin geçmişi ofiste kalmalı; her danışman da yalnızca kendi müşterilerine odaklanmalıdır. Bu rehber tipik bir ofis için önerilen rolleri, yetkileri ve asistanın talepleri danışmanlara nasıl dağıttığını anlatır.
Roller ve sorumluluklar
| Kişi | Rol | Ne yapar? | Panel rolü |
|---|---|---|---|
| Burak Aydın | Broker / ofis sahibi | Ekip, ayarlar, raporlar; zor müşteriler | Admin |
| Selin Kaya | Danışman | Kadıköy, Üsküdar, Şişli satılık; İngilizce konuşan alıcılar | User |
| Emre Yılmaz | Danışman | Ataşehir, Beylikdüzü, Başakşehir; kiralık ve satılık | User |
| Deniz Acar | Ofis asistanı | Gelen kutusu, takvim, geri dönülecek aramalar | User |
Proje satışı yapan ofislerde bir proje satış müdürü de olabilir; genellikle User rolünde, proje pipeline'ını tam görecek şekilde ayarlanır.
Not
Admin sayısını en az tutun. Admin kullanıcılar tüm ayarları değiştirebilir, kullanıcı ekleyip silebilir ve verileri dışa aktarabilir. Çoğu ofiste broker yeterlidir.
Önerilen yetki matrisi
- Danışmanlar User rolündedir.
- Danışmanlar Conversations, Contacts, Calendars ve Opportunities'te yalnızca kendilerine atanan kayıtları görür. Bu sayede bir danışman, diğerinin müşteri listesini göremez ya da dışa aktaramaz.
Ofis asistanı tüm konuşma ve takvimleri görür çünkü geri dönüşleri ve randevuları o koordine eder; ama fırsatları yalnızca görüntüler. Reporting ve Settings yalnızca broker'da açıktır.
Panelde nasıl ayarlanır?
Kullanıcıları Settings → My Staff (Ayarlar → Ekibim) sayfasından ekleyin. Her kullanıcı için:
- Kullanıcıyı düzenleyin ve Roles & Permissions bölümünde User Role alanını seçin (Admin ya da User).
- Modül izinlerini matrise göre açıp kapatın.
- Danışmanlar için yalnızca atanan verileri görme kısıtlamasını açın ve kaydedin.
Ayrıntılar: Ekip üyeleri, Roller ve yetkiler, Veri erişimini kısıtlama.
Dikkat
Dışa aktarma ve toplu silme yetkisini yalnızca broker'a verin. Tüm müşteri listesini dışa aktarabilen bir kullanıcı, ofisten ayrılırken verinizi yanında götürebilir.
Asistan talebi kime yönlendirir?
- Kural kurulumda yazılır. Asistan görüşmede talep tipini ve bölgeyi öğrenir; kural bu bilgiye göre danışman seçer.
- Bölgeye göre danışman: Kadıköy'deki satılık talep Selin Kaya'ya, Beylikdüzü'ndeki kiralık talep Emre Yılmaz'a gider. İngilizce konuşan arayan da Selin Hanım'a yönlendirilir.
- Eşleşmeyen talepler sırayla (round robin) dağıtılır, böylece kimse boşta ya da aşırı yüklü kalmaz.
Seçilen danışman kartın sahibi olur, takvimine randevu yazılır ve bir görev ile bildirim alır. Sıcak bir müşteride asistan aynı danışmana canlı aktarma da dener. Bkz. Lead yönlendirme ve görevler ve Canlı aktarma.
İpucu
Yönlendirme kuralını basit tutun. "Bölge + talep tipi" çoğu ofis için yeterlidir. Kural çok ayrıntılandığında bir danışman izne çıktığında talepler sahipsiz kalabilir; izin dönemlerinde danışmanınızdan kuralı geçici olarak güncellemesini isteyin.
Ekipte değişiklik olduğunda
- Yeni danışman: Önce kullanıcıyı ekleyin, sonra danışmanınıza yazın; yönlendirme kuralına, canlı aktarma listesine ve takvime eklenmesi gerekir.
- Ayrılan danışman: Kullanıcıyı silmeden önce ona atanmış kişi, konuşma ve fırsatları başka bir danışmana aktarın. Aktarma numarası listesinden çıkarılması için danışmanınıza yazın.
- Kim neyi değiştirdi? Denetim kayıtları sayfasına bakın.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.