Ekip takvimleri
Takvime danışmanları atayın, Round Robin dağıtımını ve öncelikleri ayarlayın; asistanın yazdığı randevular ekibe adil dağılsın.
2 dk okuma
Asistan gece gündüz randevu yazdığında, randevuları tek bir danışmana yığmak hem hızı hem kaliteyi düşürür. Ekip takvimleri randevuları danışmanlarınız arasında otomatik dağıtır; asistan da arayana tek kişinin değil, ekibin boş saatlerini önerebilir.
Başlamadan önce
- Her danışman panelde kullanıcı olarak ekli olmalı. Bkz. Ekibim.
- Her kullanıcının çalışma saatleri ve saat dilimi doğru girilmeli. Bkz. Profilim.
- Takvim türü Round Robin ya da Collective Booking olmalı. Bkz. Takvim türleri.
Danışmanları atama ve dağıtımı ayarlama
- Settings → Calendars ekranında takvimi açın ve Team members bölümünden danışmanları ekleyin.
- Her danışmanın önceliğini (High / Medium / Low) belirleyin. Aynı saatte birden fazla kişi boşsa randevu önceliği yüksek olana gider.
- Dağıtım yöntemini seçin:
- Optimize for availability: En çok boş saat seçeneği sunulur; randevu o saatte boş olan (ve önceliği yüksek) danışmana düşer. Asistanın arayana hızlıca saat bulması için önerilir.
- Optimize for equal distribution: Randevular ekip arasında olabildiğince eşit dağıtılır; sunulan saat seçenekleri biraz azalabilir.
- Assignment bölümünde, kişinin kartında bir sorumlu (owner) varsa ve o kişi müsaitse randevunun ona atanmasını sağlayan seçeneği açın.
Değişiklikleri Save ile kaydedin.
Not
Seçenek adları arayüz güncellemeleriyle değişebilir; ilgili ayarları takvimin Calendar Details ve Availability adımlarında bulursunuz.
Asistan randevuyu kime yazar?
Asistan Round Robin takvime randevu yazdığında sıra şöyledir:
- Kişinin kartında bir sorumlu danışman varsa ve o saatte boşsa, randevu ona yazılır. "Geçen ay Selin Hanım'la görüşmüştüm" diyen müşteri yine Selin'e düşer.
- Yoksa, o saatte boş olan danışmanlar arasından öncelik ve dağıtım yöntemine göre seçilir.
Randevu yazıldığında danışmana görev ve bildirim gider; fırsatın sorumlusu da buna göre güncellenebilir. Bu eşleme kurulumda belirlenir. Bkz. Lead yönlendirme ve görevler.
Önceliği ne zaman kullanmalı?
- Bölgeyi en iyi bilen danışman: Moda gösterimlerinde Selin'in önceliğini High yapın.
- Yeni başlayan danışman: İlk haftalarda Low ile başlatın; diğerleri doluyken randevu alsın.
- Broker: Gösterim takviminde Low; yalnızca ekip doluyken devreye girsin.
- Yarı zamanlı çalışan: Önceliği değil, çalışma saatlerini kısıtlayın.
Bölge bazlı ekipler
Ofisiniz geniş bir alana bakıyorsa tek bir gösterim takvimi yerine bölge bazlı takvimler kurun:
| Takvim | Ekip | Asistan ne zaman kullanır? |
|---|---|---|
| Gösterimler – Anadolu Yakası | Selin Kaya | Kadıköy, Moda, Ataşehir ilanları |
| Gösterimler – Avrupa Yakası | Emre Yılmaz | Beylikdüzü, Esenyurt ilanları |
Asistanın bölgeye göre hangi takvime yazacağı kurulumda tanımlanır. Yeni bir bölge takvimi açtığınızda danışmanınıza haber verin.
Collective Booking ile birden fazla kişi
Collective takvimlerde randevu tek kişiye değil, tüm atanmış ekip üyelerine birlikte düşer. Müşteri yalnızca hepsinin boş olduğu saatleri görür. Büyük bir ticari mülkün değerlemesi gibi broker ile danışmanın birlikte gitmesi gereken işler için kullanın.
Sık karşılaşılan sorunlar
Randevuların hepsi aynı danışmana düşüyor. O kişinin önceliği diğerlerinden yüksek ve dağıtım "availability" odaklı olabilir; ya da diğer danışmanların çalışma saatleri tanımlı değildir.
Bir danışman hiç randevu almıyor. Çalışma saatlerini, saat dilimini ve bağlı Google/Outlook takviminde tüm günü kapatan bir etkinlik olup olmadığını kontrol edin.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.