Randevuları yönetme
Randevuyu elle oluşturun, taşıyın, iptal edin ve Confirmed, Showed, No-show durumlarını işaretleyin; asistanın yazdığı randevuları kontrol edin.
3 dk okuma
Randevuların bir kısmını asistan, bir kısmını müşteriler linkten kendisi alır; ama danışmanlarınız her gün randevu ekler, taşır ve sonuçlandırır. Randevu durumlarını düzenli işaretlemek; gösterime gelmeyen müşterileri geri kazanmanın ve Dashboard'daki rakamların doğru olmasının temelidir.
Elle randevu oluşturma
- Calendars ekranında takvimde boş bir saate tıklayın ya da sağ üstteki New butonunu kullanın.
- Calendar alanından randevu türünü seçin, ör. Gösterimler.
- Contact alanında müşteriyi arayıp seçin. Kayıtlı değilse yeni kişi oluşturabilirsiniz.
- Tarih, saat, danışman ve durumu seçin. Saati müşteriyle netleştirdiyseniz durumu Confirmed yapın.
- Book appointment ile kaydedin. Takvimdeki teyit bildirimleri müşteriye gider.
Gösterimlerde hangi ilanın gösterileceğini ve adresi Internal note ya da konum alanına yazın. Bkz. Gösterim ve değerleme randevuları.
Kişi kartından: Contacts → müşterinin detay sayfası → randevu bölümünden de aynı pencereyi açabilirsiniz. WhatsApp yazışması sırasında Conversations ekranının sağ panelinden de randevu oluşturulabilir. Bkz. Kişi detay sayfası.
İpucu
Telefonda saat konuşurken saati önce randevu penceresinde kontrol edin, sonra müşteriye teyit edin. Asistan da aynı şekilde çalışır: önce takvime bakar, sonra önerir.
Randevuyu taşıma, iptal etme ve durum güncelleme
- Takvimde randevu bloğuna tıklayarak detayını açın.
- Durumu güncelleyin: müşteri geldiğinde Showed, gelmediğinde No-show.
- Taşımak için tarih ve saati değiştirin. Takvim görünümünde bloğu sürükleyerek de taşıyabilirsiniz. Müşteriye yeniden planlama bildirimi gider.
- İptal için Cancel appointment'ı kullanın. Müşteriye iptal bildirimi gider.
Not
Müşteriler, takvim ayarlarınız izin veriyorsa, teyit mesajındaki linkten randevularını kendileri de değiştirebilir ya da iptal edebilir.
Randevu durumları
| Durum | Anlamı | Ne zaman? |
|---|---|---|
| Unconfirmed | Randevu alındı, teyit edilmedi. | Takvim ayarına göre linkten alınan randevular. |
| Confirmed | Randevu teyit edildi. | Asistanın geri okuyarak teyit ettiği ya da müşterinin "evet, geliyorum" dediği randevular. |
| Showed | Müşteri geldi. | Gösterim ya da değerleme yapıldı. |
| No-show | Müşteri gelmedi. | 15 dakika bekledikten sonra. |
| Cancelled | Randevu iptal edildi. | Müşteri ya da ofis iptal etti. |
Önemli
Durumları aynı gün işaretleyin. Showed / No-show işaretlenmezse Randevu raporu ve Dashboard yanıltıcı olur, gelmeyen müşteriyi geri kazanma fırsatı da kaçar.
Asistanın yazdığı randevuyu kontrol etme
Asistanın yazdığı randevular takvimde robot simgesiyle görünür. Danışman ertesi sabah:
- Randevuyu açıp Notes alanındaki asistan notunu okur: hangi ilan, müşterinin sorduğu detaylar, kredi durumu.
- Gerekirse müşteriyi kısa bir telefonla arar (asistan genellikle bunun için bir görev açar).
- Saat uygun değilse randevuyu taşır; müşteriye yeniden planlama bildirimi gider.
Bkz. Randevu oluşturma.
Gelmeyen müşteriyi geri kazanma
Gösterime gelmeyen müşteri çoğu zaman kaybedilmiş değildir; trafiğe takılmış ya da adresi bulamamıştır.
- Appointment List View'da Status = No-show filtresiyle günün listesini açın.
- Her müşteriye WhatsApp'tan kısa bir mesaj atın: "Sizi bekledik, yeni bir saat ayarlayalım mı?"
- Fırsat kartına not düşün ve gerekirse aşamasını güncelleyin. Bkz. Aşamalar ve durumlar.
Bu adımlar otomasyonla da yapılabilir. Bkz. Görüşme sonucuna göre takip.
Emlak örneği
İngiltere'den James Carter, WhatsApp'tan Moda'daki 2+1'i görmek istiyor. Selin Kaya:
- Takvimde cuma 14:00 boşluğuna tıklayıp Gösterimler takviminde randevu oluşturur, durumu Confirmed yapar, nota "Moda 2+1, İngilizce gösterim" yazar.
- Gösterimden sonra durumu Showed yapar ve fırsat kartını Gösterim aşamasına taşır.
Sık karşılaşılan sorunlar
Randevuyu sürükleyemiyorum. Randevu başka bir danışmana ait olabilir ve rolünüz düzenlemeye izin vermiyor olabilir.
Müşteriye bildirim gitmedi. Takvimin bildirim ayarlarını ve müşterinin telefon numarasının doğru kayıtlı olduğunu kontrol edin. Bkz. Hatırlatmalar ve bildirimler.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.