Denetim kayıtları
Kimin hangi müşteriyi, fırsatı veya ayarı ne zaman oluşturduğunu, değiştirdiğini ya da sildiğini görün; KVKK hesap verebilirliği için kullanın.
2 dk okuma
Bir müşteri kaydı silindi, bir fırsatın sahibi değişti ya da bir danışmanın yetkileri genişletildi. Kim yaptı? Audit Logs (denetim kayıtları), paneldeki önemli işlemleri kullanıcı, tarih ve önceki/sonraki değerleriyle saklar. Hem günlük anlaşmazlıkları (ör. "bu müşteri benimdi") çözmek hem de KVKK kapsamındaki hesap verebilirlik için kullanılır.
Başlamadan önce
- Denetim kayıtlarını yalnızca Admin rolündeki kullanıcılar görür.
- Kayıtlar yalnızca okunabilir; düzenlenemez ve kullanıcılar tarafından silinemez.
- Kayıtların ne kadar geriye gittiği planınıza göre değişebilir. Önemli bir olayı bulduğunuzda ayrıntılarını not alın veya ekran görüntüsünü saklayın.
Kayıtları inceleme
- Settings → Audit Logs (Ayarlar → Denetim Kayıtları) sayfasını açın.
- Üstteki filtrelerle aramanızı daraltın:
- Tarih aralığı: ör. son 7 gün
- User: işlemi yapan kullanıcı
- Module: Contact, Opportunity, User, Calendar vb.
- Action: Created, Updated, Deleted
- İncelemek istediğiniz satırdaki göz simgesine tıklayarak ayrıntıları açın.
Ayrıntı ekranı
Ayrıntı panelinde işlemi yapan kullanıcı, tarih-saat ve değişen her alanın önceki (Before) ve sonraki (After) değeri görünür. Yukarıdaki örnekte Emre Yılmaz, Ahmet Demir'in Moda 3+1 fırsatını Gösterim aşamasından Teklif aşamasına taşımış, değeri güncellemiş ve fırsatın sahibini Selin Kaya'dan kendisine almış.
Sık kullanım senaryoları
Bir müşteri kaydı kayboldu. Module: Contact, Action: Deleted filtresiyle arayın. Kimin, ne zaman sildiğini görürsünüz. Silinen kaydı geri getirmek mümkün mü diye danışmanınıza yazın; bu, silinme zamanına bağlıdır.
Fırsat başka danışmana geçmiş. Module: Opportunity filtresiyle fırsatı bulun ve Owner alanını kimin değiştirdiğini görün. Komisyon paylaşımı anlaşmazlıklarında tarafsız bir kaynaktır.
Bir kullanıcının yetkileri değişmiş. Module: User filtresiyle yetki değişikliklerini izleyin. Beklenmedik bir yetki artışı (ör. dışa aktarma yetkisi) güvenlik için uyarı işaretidir.
Bir ayar değişti, asistan farklı davranıyor. Bir aşama adı, etiket ya da özel alan değiştiyse burada kimin değiştirdiğini bulup danışmanınıza iletin.
KVKK için kullanımı
Kişisel veri işleyen bir ofis olarak verinin kim tarafından ve ne zaman işlendiğini gösterebilmelisiniz. Denetim kayıtları bu konuda yardımcı olur:
- Değişiklik takibi: Müşteri verisinde yapılan değişikliklerin kim tarafından yapıldığını gösterir.
- Silme talepleri: Bir müşteri verisinin silinmesini istediğinde silme işleminin yapıldığını tarih ve kullanıcıyla gösterebilirsiniz.
- İnceleme: Şüpheli bir toplu silme ya da değişiklik olduğunda hangi kullanıcıdan geldiğini hızla bulursunuz.
Önemli
Denetim kayıtlarının anlamlı olması için her çalışanın kendi kullanıcısı olmalıdır. Ortak bir "ofis@" hesabını birden fazla kişi kullanıyorsa kayıtlar kimin ne yaptığını göstermez. Herkese ayrı kullanıcı açın (Ekibim).
Not
Denetim kayıtları tek başına KVKK uyumu sağlamaz; aydınlatma metni, açık rıza ve saklama süreleri gibi yükümlülükler ofisinize aittir. Ayrıntı: Veri gizliliği ve KVKK.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.