Veri gizliliği ve KVKK
Görüşme kaydı bilgilendirmesi, KVKK aydınlatması, ekip erişimi ve veri silme/erişim talepleri hakkında sık sorulanlar.
3 dk okuma
Asistan her gün müşterilerinizin adını, telefonunu, bütçesini ve görüşme kaydını CRM'e işler. Bu verilerin sorumluluğu ofisinizdedir. Bu sayfa en sık sorulan gizlilik sorularını genel hatlarıyla yanıtlar.
Dikkat
Bu sayfa hukuki danışmanlık değildir. Aydınlatma metninizin içeriği, saklama süreleri, açık rıza gerekip gerekmediği ve başvurulara yanıt gibi konularda hukuk danışmanınıza ya da KVKK uzmanınıza başvurun.
Görüşme kayıtları
Asistanın görüşmeleri kaydediliyor mu?
Evet. Asistanın görüşmeleri kaydedilir ve transkripte dönüştürülür; kayıt, transkript ve özet Conversations içinde ve asistanın görüşme kayıtlarında görünür. Bkz. Görüşme kayıtları ve özetler.
Arayana kaydedildiğini söylemeli miyiz?
Bunu öneririz. En kolay yol, karşılama cümlesine kısa bir bilgilendirme eklemektir:
- Karşılamaya "…kalite amacıyla görüşmemiz kaydedilmektedir." gibi bir cümle eklenir. Bu değişikliği danışmanınızdan isteyin. Bkz. Karşılama ve asistan kimliği.
- Asistan kişisel bilgi isterken amacını söyler ("Size uygun ilanı bulabilmem için…") ve arayan paylaşmak istemezse ısrar etmez.
- Ayrıntılı aydınlatma metni ofisinizin sorumluluğundadır; web sitenizde ve formlarınızda yer almalıdır.
Kayıtları kim dinleyebilir?
Rol ve izinlere göre. Danışmanları yalnızca kendilerine atanan kişileri görecek şekilde ayarlarsanız başka danışmanın müşterilerinin kayıtlarını dinleyemezler. Bkz. Ekip rolleri kurulumu ve Veri erişimini kısıtlama.
KVKK aydınlatması ve izinler
KVKK aydınlatmasını kim yapar?
Veri sorumlusu ofisinizdir; aydınlatma metni de sizin metninizdir. Squaremeters bu metnin nerede ve nasıl gösterileceği konusunda kurulumda yardımcı olur (form kutucukları, karşılama cümlesi, WhatsApp mesajı), ama içeriği için hukuk danışmanınızın görüşünü alın.
Gelen aramalar için İYS onayı gerekir mi?
Kişinin kendisinin ofisinizi araması İYS onayı gerektirmez. Ama asistanın giden ticari aramaları ve toplu ticari mesajlar için İYS onayı gerekir. Görüşmede toplanan veriler için KVKK yükümlülükleriniz her durumda geçerlidir. Bkz. İYS ve KVKK.
İzinleri nerede görürüm?
Kişi kartındaki İzinler özel alan grubunda (İYS onayı, KVKK aydınlatma) ve DND ayarlarında. Bkz. Önerilen özel alanlar.
Biri "beni aramayın" derse?
Asistan kabul eder, ısrar etmez. Kişiye aranmak-istemiyor etiketi eklenir ve arama kanalında DND açılır; giden kampanyalarda bir daha aranmaz.
Veri erişimi, düzeltme ve silme talepleri
Bir müşteri verilerinin silinmesini isterse ne yapmalıyım?
- Talebi kaydedin. Talep e-posta, dilekçe ya da mesajla gelebilir. Geldiği tarihi not edin; KVKK başvurulara yanıt için yasal süre öngörür.
- Kimliği ve kapsamı doğrulayın. Talep eden kişinin gerçekten o kişi olduğunu ve neyi istediğini (bilgi, düzeltme, silme) netleştirin.
- Danışmanınıza yazın. Kişinin tüm izlerinin (kişi kartı, konuşmalar, görüşme kayıtları, fırsatlar, otomasyon listeleri) bulunup işlenmesi için danışmanınızla birlikte çalışın.
- Başvurana yanıt verin ve yaptığınız işlemi kayıt altına alın.
Kişi kartını panelden kendiniz de silebilirsiniz; ancak görüşme kayıtları ve diğer izlerin eksiksiz temizlenmesi için danışmanınızla ilerlemenizi öneririz. Bkz. Dışa aktarma ve silme.
Önemli
Bir kişiyi silmek, yasal olarak saklamanız gereken kayıtları (ör. sözleşme, fatura) da kapsıyorsa önce hukuk danışmanınıza danışın. Silme işlemi geri alınamaz.
Verileri ne kadar süre saklamalıyız?
Saklama süresi işleme amacına ve ilgili mevzuata göre değişir; ofisinizin saklama ve imha politikasında belirlenmelidir. Eski kayıtların toplu temizliği için danışmanınıza yazın.
Ekip ve hesap güvenliği
- Her ekip üyesi kendi kullanıcısıyla giriş yapsın; şifre paylaşmayın.
- Dışa aktarma ve toplu silme yetkisini yalnızca broker'a verin.
- Ofisten ayrılan danışmanın kullanıcısını hemen devre dışı bırakın ve kayıtlarını başka danışmana aktarın.
- Kim neyi değiştirdi sorusu için Denetim kayıtları.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.