İYS ve KVKK
Giden aramalarda İYS onayı ve KVKK aydınlatması, izinlerin CRM'de tutulması ve "beni aramayın" talebinin işlenmesi.
3 dk okuma
Asistanın giden aramaları, ofisinizin adına yapılan ticari iletişimdir. Türkiye'de bu tür aramalar için kişinin İYS (İleti Yönetim Sistemi) üzerinde onayı bulunmalı ve kişisel verilerinin nasıl işleneceği konusunda KVKK aydınlatması yapılmış olmalıdır. Bu makale Squaremeters'ın bu kurallara nasıl uyduğunu ve sizin sorumluluğunuzdaki adımları anlatır.
Dikkat
Bu makale hukuki danışmanlık değildir. Ofisinize özel durumlar (mevcut müşteri istisnaları, kurumsal alıcılar, aydınlatma metninin içeriği, saklama süreleri) için hukuk danışmanınıza ya da KVKK uzmanınıza başvurun.
Temel kurallar
- İzin olmadan ticari arama yapılmaz. Asistan giden kampanyalarda yalnızca İYS'de arama onayı bulunan kişileri arar.
- KVKK aydınlatması yapılmış olmalıdır. Kişi, verisinin hangi amaçla işleneceğini ve aranabileceğini bilmelidir. Bu genellikle lead formunda, web sitenizde ya da ilk iletişimde yapılır.
- Belirlenen saat aralığında aranır. Kampanyalar kurulumda belirlenen saatlerde çalışır (ör. hafta içi 09:00–20:00); bu saatlerin dışında arama başlatılmaz.
- Asistan kendini tanıtır. Her giden aramada kendini ofisin asistanı olarak tanıtır ve aramanın nedenini söyler.
- "Aramayın" talebi hemen işlenir. Kişi aranmak istemediğini söylerse arama listesinden çıkarılır.
Gelen aramalar, yani kişinin kendisinin ofisinizi araması, İYS onayı gerektirmez. Ancak görüşme sırasında toplanan veriler için KVKK yükümlülükleriniz yine geçerlidir.
İzinler CRM'de nerede tutulur?
- Contacts içinde kişiyi açın. İzinler özel alan grubunda İYS arama ve mesaj onayının durumunu, izin tarihini ve kaynağını, KVKK aydınlatmasının nasıl yapıldığını görürsünüz.
- DND (Do Not Disturb, rahatsız etmeyin) bölümü kişinin hangi kanallardan iletişim istemediğini gösterir. DND açık olan kanaldan kampanya yapılmaz.
İzin alanlarının yapısı ve İYS ile senkronizasyon kurulumda ekibimizce tanımlanır. İzinlerin nasıl toplandığı ise ofisinizin sorumluluğundadır.
Asistan aramadan önce neyi kontrol eder?
Kampanya listesindeki her kişi için arama başlamadan önce:
- İYS arama onayı onaylı mı?
- Arama kanalında DND kapalı mı?
- Şu an belirlenen saat aralığında mıyız?
- Bu kişi için yeniden deneme sınırı aşılmadı mı?
Herhangi biri "hayır" ise kişi aranmaz ve kampanya kaydına not düşülür.
"Beni aramayın" talebi
Elif: Merhaba Can Bey, ben Elif, Atlas Emlak'ın asistanıyım. Geçen yıl Beylikdüzü için görüşmüştük, hâlâ ev arıyor musunuz?
Can Polat: Hayır, aldık. Bir daha aramayın lütfen.
Elif: Tebrikler, anlaşıldı. Sizi arama listemizden çıkarıyorum. İyi günler.
CRM'e yazılanlar: arama kanalında DND açık, etiket aranmak-istemiyor, kişi kampanyadan çıkarıldı, not "Ev aldı, aranmak istemiyor".
Asistan ısrar etmez, ikna etmeye çalışmaz. Kişi aynı zamanda İYS üzerinden ret bildirirse bu da dikkate alınır.
Görüşme kaydı ve aydınlatma
Asistanın görüşmeleri kaydedilir ve transkripte dönüştürülür. Arayanı bu konuda bilgilendirmenizi öneririz; en kolay yol karşılama cümlesine kısa bir not eklemektir: "…kalite amacıyla görüşmemiz kaydedilmektedir." Bkz. Karşılama ve asistan kimliği.
Asistan kişisel bilgi isterken (bütçe, telefon) amacını da söyler: "Size doğru ilanı bulabilmem için…"
Sizin kontrol listeniz
- Lead formlarınızda ve web sitenizde KVKK aydınlatma metni ve açık rıza / ticari ileti onayı kutucukları var mı?
- Onaylar İYS'ye kaydediliyor mu?
- Eski kayıtlarınızla reaktivasyon kampanyası yapmadan önce bu kişilerin arama onayı var mı?
- Görüşme kayıtlarına erişim yalnızca ihtiyacı olan ekip üyelerinde mi? Bkz. Rol ve yetkiler.
Emin olmadığınız bir konuda kampanyayı başlatmadan önce hukuk danışmanınıza ve Squaremeters danışmanınıza danışın.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.