Cevapsız arama kurtarma

Gösterimdeyken, tapudayken, öğle arasında ya da mesai bittikten sonra çalan telefon çoğu zaman cevapsız kalır. Cevapsız listesinde yalnız bir numara görünür: alıcı mı, satıcı mı, hangi ilan için aradı, bilinmez. Geri döndüğünüzde de kişi çoktan başka bir ofisle konuşmuş olabilir. Bu rehber iki katmanlı bir kurgu önerir: önce aramaların kaçmasını önlemek, sonra yine de kaçanları düzenli olarak kurtarmak.

Katman 1: Aramayı kaçırmayın

Squaremeters AI

Tüm aramalar

Ofis hattı her zaman asistana gider.

Yalnız cevapsızlar

Ofiste birkaç kez çalar; açılmazsa ya da meşgulse asistan açar.

1

Yalnız mesai dışı

Mesai saatlerinde ofis, sonrasında asistan.

Arayan: +90 5•• ••• 12 34

Ofis hattı · 12:40

cevap yok↓

Elif açar

Nitelendirir, randevu yazar ya da aktarır

2

↓

CRM + görev

Kayıt, özet, etiket, fırsat

• 1Yönlendirme kapsamı (kurulumda seçilir)
• 2Kaçacak arama asistanda karşılanır

1. Yönlendirme kapsamını seçin. Kurulumda ofis hattınız için üç seçenekten biri ayarlanır: tüm aramalar, yalnız cevapsızlar ya da yalnız mesai dışı. Cevapsız aramaları kurtarmak isteyen çoğu ofis yalnız cevapsızlar ile başlar: telefon ofiste birkaç kez çalar, açılmazsa ya da hat meşgulse asistan açar.
2. Asistan karşılar. Elif kendini ofisin asistanı olarak tanıtır, arayanın ne istediğini anlar, uygun ilanı anlatır, randevu yazar ya da sıcak müşteriyi danışmana aktarır. Görüşme bitince her şey CRM'e işlenir.

Bu durumda "cevapsız arama" kalmaz; yerine nitelendirilmiş bir talep ve gerekirse takvimde bir randevu olur. Asistan aynı anda gelen birden fazla aramayı da karşılar; kimse meşgul sesi duymaz. Bkz. Numaralar ve yönlendirme.

Katman 2: Yine de kaçanları kurtarın

Yönlendirmeye rağmen bazı aramalar kaçabilir:

• Arayan, asistan açmadan kapatır.
• Arayan geri aranmak ister ("Akşam arayın, şimdi müsait değilim").
• Danışmanın kendi cep hattına gelen ve ofis hattına yönlendirilmeyen aramalar.

Squaremeters AI

Bugün geri dönülecekler

3 açık görev

Kişi	Neden	Etiket	Sonraki adım
MÖ Mert Özkan	Asistan açmadan kapattı	ulasilamadi	Deniz Acar geri arar · 30 dk1	3
AÇ Ayşe Çelik	Geri arama istedi (akşam)	—	Selin Kaya · 18:30 görevi2
CP Can Polat	Danışmanın cep hattı	ulasilamadi	Selin Kaya karta not düşer

Otomatik giden geri aramalar yalnızca İYS onayı olan kişilere yapılır.

• 1Kapatanlar: insan geri döner
• 2Geri arama talebi: saatli görev
• 3Dönüş yapılınca görevi kapatın

1. Kapatanlar: Kişi kartı ulasilamadi etiketiyle açılır ve ofis asistanına (ör. Deniz Acar) geri arama görevi düşer.
2. Geri arama talebi: Asistan kişinin istediği saati not eder ve atanan danışmana o saate görev açar.
3. Görevi kapatın. Dönüş yapıldığında görevi tamamlandı olarak işaretleyin ve sonucu karta not edin. Bkz. Görevler ve notlar.

Kapatanlar için kurulumda bir takip mesajı da ayarlanabilir ("Sizi aradık, müsait olduğunuzda buradan yazabilirsiniz"). WhatsApp'ta kişi size son 24 saatte yazmadıysa bu mesaj onaylı bir şablonla gider ve Meta'nın izin kuralları geçerlidir. Bkz. Görüşme sonucuna göre takip.

Geri aramalarda izin kuralları

• Danışmanın elle yapacağı geri dönüşlerde de ofisinizin İYS/KVKK politikasını uygulayın. Hangi durumda onay gerektiği konusunda emin değilseniz hukuk danışmanınıza sorun.
• "Beni aramayın" diyen kişiye aranmak-istemiyor etiketi eklenir ve arama kanalında DND açılır; bu kişi tekrar aranmaz.
• Aynı kişiyi gün içinde defalarca aramayın. Kurulumda belirlenen deneme sınırına uyun.

Bkz. İYS ve KVKK.

Günlük rutin

Görüşme kayıtları ve özetler Conversations içinde, kişinin konuşmasında durur. Bkz. Aramalar ve sesli mesaj.

Ne kadar kurtardığınızı ölçün

Haftada bir şu iki sayıya bakın: asistanın karşıladığı arama (aksi hâlde cevapsız kalacaktı) ve kurtarılan cevapsız (geri dönüşü yapılmış kapatan/geri arama talebi). Ayrıntı: Ofis sahibinin haftalık göstergeleri.

İlgili makaleler

• Hızlı ilk dönüş
• Numaralar ve yönlendirme
• Arama raporu
• Ekip rolleri kurulumu