Görevler ve notlar
Asistanın açtığı görevleri takip edin, kendi görevlerinizi oluşturun ve müşteriyle ilgili bilgileri not olarak kaydedin.
2 dk okuma
Hiçbir müşteri unutulduğu için kaybedilmemeli. Görevler (tasks), kimin, neyi, ne zamana kadar yapacağını belirler. Notlar ise görüşmede öğrenilen bütçe, tarih tercihi, karar vericiler gibi bilgilerin kalıcı olarak durduğu yerdir.
Squaremeters'ta görev ve notların önemli bir kısmını asistan yazar. Her görüşmeden sonra özeti kişinin notlarına kaydeder; sıcak lead ve randevularda ilgili danışmana görev açar ("Gösterim öncesi Ahmet Bey'i ara"). Canlı aktarmada danışman açmazsa geri arama görevi bırakır.
Tüm görevleri görme
- Contacts → Tasks sekmesini açın. Hesaptaki tüm görevler tek listededir; asistanın açtıkları robot simgesiyle işaretlidir.
- Sorumlu kişiye, duruma (açık/tamamlanmış) ve son tarihe göre filtreleyin.
- Görevin kişisine tıklayarak müşterinin kaydına gidin; asistanın notunu okuyun ve işi yapın.
Her danışmanın güne "Bana atanan, bugün ve gecikmiş görevler" listesiyle başlaması iyi bir alışkanlıktır. Gece asistanın açtığı görevler sabah orada sıralanır.
İpucu
Asistanın açtığı görevler müşteriye verilmiş bir sözdür ("danışmanımız yarın sizi arayacak"). Gecikmesin; tamamlayınca kutusunu işaretleyin.
Görev oluşturma
- Kişi detay sayfasında Tasks sekmesine geçin ve Add Task'a tıklayın.
- Title alanını net bir eylemle yazın: "Gösterim sonrası Ahmet Bey'i ara". Description alanına ayrıntıları ekleyin.
- Assignee (sorumlu) ve Due Date (son tarih/saat) seçin. Görev sorumlunun listesine düşer ve zamanı gelince bildirim gider.
- Save ile kaydedin.
İyi bir görev başlığı fiille başlar ve tek bir iş içerir: "Ara", "Tapu fotokopisini iste", "Kira sözleşmesi taslağını gönder". "Ahmet" gibi başlıklar takip edilemez.
Not ekleme
- Kişi detay sayfasında Notes sekmesine geçin ve notunuzu yazın.
- Save ile kaydedin. Not, yazanın adı ve tarihiyle listenin en üstünde görünür.
Asistanın notları Elif (AI) imzasıyla durur. Onları silmeyin; gösterimden sonra kendi notunuzu ekleyin. Notları müşteri görmez.
Neyi not almalı?
| Not türü | Örnek |
|---|---|
| Gösterim izlenimi | "Salonu küçük buldu, eşi ikinci gösterim istiyor." |
| Bütçe ve finansman | "Kredi ön onayı 13,9M, peşinat hazır." |
| Karar vericiler | "Kararı eşiyle verecek, ay sonuna kadar." |
| Satıcı beklentisi | "15M'nin altına inmek istemiyor, aceleleri yok." |
| Rakip bilgisi | "Başka ofisle de görüşüyor, yetki vermedi." |
Önemli
Notlara yalnızca iş için gerekli bilgiyi yazın. Borç, sağlık, boşanma gibi hassas kişisel bilgileri kaydetmeyin. Bkz. Veri gizliliği ve KVKK.
Not mu, dahili yorum mu?
- Not: müşteriye dair kalıcı bilgi; kişi kaydında durur, aylar sonra da bulunur.
- Dahili yorum (konuşmada): o anki iş birliği, soru veya devir. Bkz. Atama ve ekip içi iş birliği.
Kural: bir bilgi altı ay sonra da önemli olacaksa not olarak kaydedin.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.