İlk hafta kontrol listesi

Kurulumu ekibimiz yapar; ama asistanın ofisinizin bir parçası hâline gelmesi ilk haftada sizin küçük kontrollerinizle olur. Bu liste ilk haftanızı her gün 20–60 dakikalık işlere böler. Hafta sonunda aramaların doğru yere geldiğinden, asistanın müşterilerinize doğru konuştuğundan ve ekibinizin paneli kullandığından emin olursunuz.

Başlamadan önce

• Bu listeyi ofis sahibi ya da broker (Admin rolündeki kullanıcı) takip etmelidir.
• Ofis hattınıza ve en az bir cep telefonuna erişiminiz olsun; test aramaları için gerekecek.
• Güncel portföy listenizin (Excel, PDF veya ilan linkleri) nerede tutulduğunu bilin.
• Danışmanınızın iletişim bilgisi elinizin altında olsun; bu hafta ona birkaç not ileteceksiniz.

Haftalık plan

1. Gün 1: Giriş, profil ve yönlendirme kontrolü.
2. Gün 2: Test aramalarıyla asistanı deneyin.
3. Gün 3: Görüşme kayıtlarını ve özetleri okuyun.
4. Gün 4: Ekip kullanıcıları ve roller.
5. Gün 5: Takvim bağlantısı ve müsaitlik.
6. Gün 6: Portföy güncelleme rutini.
7. Gün 7: Pipeline'ı ekiple gözden geçirin.

Gün 1 — Giriş ve yönlendirme kontrolü

• Panele giriş yapın ve profilinizi tamamlayın: İlk giriş ve panele ilk bakış.
• Kurulumda hangi yönlendirmenin seçildiğini öğrenin: tüm aramalar, yalnız cevapsız aramalar ya da yalnız mesai dışı. Bu bilgiyi danışmanınız size iletir.
• Yönlendirmenin gerçekten çalıştığını kontrol edin. Ör. "yalnız cevapsız" seçildiyse ofis hattını arayın, açmayın ve asistanın devreye girdiğini duyun.

Ayrıntılar: Numaralar ve yönlendirme.

Gün 2 — Test aramasıyla asistanı deneyin

Kendinizi bir müşterinin yerine koyun ve ofisi kendi cebinizden arayın. Gerçek bir senaryo seçin; ör. "Beylikdüzü'nde 2+1 kiralık arıyorum."

1. Asistan ilk çalışta açtı mı ve ofisi doğru tanıttı mı?
2. Bütçe, bölge, oda sayısı gibi nitelendirme sorularını sordu mu?
3. Portföyden doğru ilanı anlattı mı, linki WhatsApp'tan gönderdi mi?
4. Gösterim randevusu Calendars içinde doğru danışmanın takvimine yazıldı mı?
5. Contacts içinde kişi kartı, Opportunities içinde fırsat ve Conversations içinde özet oluştu mu?

İkinci bir test aramasında "hemen bir danışmanla görüşmek istiyorum" deyin ve canlı aktarmanın size ulaştığını kontrol edin. Bir test aramasında da fiyat sorun: asistan kesin rakam vermek yerine değerleme randevusu önermelidir.

Test kayıtlarını silmeyi unutmayın: kişiyi kendi telefon numaranızla arayıp tek tek silin; genel filtrelerle toplu silme yapmayın.

Gün 3 — Görüşme kayıtlarını okuyun

Gerçek aramalar gelmeye başladığında ilk işiniz, birkaç görüşmenin özetini ve transkriptini okumak olsun.

• Conversations içinde dünkü aramaları açın; özet doğru mu, etiketler yerinde mi?
• Arayanların en sık sorduğu ama asistanın cevaplayamadığı soruları not edin (ör. aidat, otopark, krediye uygunluk).
• Aktarılan ama danışmanın açamadığı aramalarda asistanın bıraktığı geri arama görevlerine bakın.

Ayrıntılar: Görüşme kayıtları ve özetler.

Gün 4 — Ekip kullanıcıları

1. Settings → My Staff (Ayarlar → Ekibim) sayfasını açın.
2. Kurulumda eklenmemiş bir ekip üyesi varsa sağ üstteki Add Employee butonuyla ekleyin. Herkesin kendi kullanıcısı olsun.
3. Rolleri kontrol edin: broker ve ofis sahibi Admin, danışmanlar ve ofis asistanı User. Danışmanların yalnızca kendi müşterilerini görmesini isterseniz yetkileri buna göre ayarlayın.

Ayrıntılar: Ekip üyeleri, Roller ve yetkiler, Ekip rolleri kurulumu.

Gün 5 — Takvim bağlantısı

Asistan randevuyu takvimdeki boş saatlere göre önerir. Danışmanların özel takvimi panele bağlı değilse asistan dolu bir saate gösterim yazabilir.

• Her danışman kendi Google veya Outlook takvimini bağlasın: Google / Outlook bağlantısı.
• Çalışma saatlerini ve izin günlerini kontrol edin: Müsaitlik.
• Gösterim, değerleme ve ofis görüşmesi takvimlerinin doğru kişilere bağlı olduğuna bakın: Gösterimler ve değerlemeler.

Gün 6 — Portföy güncelleme rutini

Asistan, kurulumda kendisine yüklenen portföy listesiyle çalışır. Satılan bir daireyi hâlâ anlatıyorsa sorun asistan değil, güncel olmayan listedir.

• Ofiste portföy değişikliklerinden kimin sorumlu olduğunu belirleyin (ör. ofis asistanı Deniz Acar).
• Haftada bir gün seçin; o gün yeni ilanları, satılan/kiralanan ilanları ve fiyat değişikliklerini danışmanınıza iletin.
• Emlak portallarındaki ilanlarınızın asistana kendiliğinden aktarılmadığını unutmayın; güncellemeyi danışmanınıza bildirmeniz gerekir.

Ayrıntılar: İlan bilgisi, Portföy hazırlığı.

Gün 7 — Pipeline'ı ekiple gözden geçirin

Haftanın sonunda ekibinizle 30 dakikalık bir toplantıda Opportunities panosunu birlikte açın.

1. Üstten pipeline'ı seçin (ör. alıcılar, satıcılar, kiralama).
2. Yeni talep sütunundaki asistandan gelen kartlara bakın: her birine bir danışman atanmış mı, ilk dönüş yapılmış mı?
3. Uzun süredir aşama değiştirmeyen kartları konuşun; gösterim yapıldıysa kartı ilerletin, müşteri vazgeçtiyse kaybedildi olarak kapatın.

Ayrıntılar: Fırsatlara genel bakış, Alıcı pipeline'ı.

Hafta sonunda

İlk hafta bittiğinde aramalar doğru yere geliyor, asistan doğru konuşuyor ve ekibiniz paneli kullanıyor olmalı. İkinci haftanın hedefi olarak Lead'e hızlı dönüş ve Cevapsız aramaları kurtarma rehberlerini okuyun.

İlgili makaleler

• Squaremeters AI'a hoş geldiniz
• Test etme ve iyileştirme
• Numaralar ve yönlendirme
• Ofis sahibi için temel göstergeler