Dosya saklama için iyi uygulamalar
İlan dosyalarını düzenli tutun, tapu ve yetki sözleşmesi gibi kişisel verileri KVKK'ya uygun saklayın, paylaşmadan önce kontrol edin.
3 dk okuma
Bir emlak ofisi yılda binlerce fotoğraf, kat planı ve belge biriktirir. Bunların çoğu masumdur; ama tapu fotokopisi, kimlik ve imzalı yetki sözleşmesi gibi belgeler kişisel veri içerir ve KVKK kapsamında korunmalıdır. Bu makale, medya deposunu düzenli, güvenli ve denetime hazır tutmak için önerilerimizi içerir.
Not
Bu makale genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Ofisinizin aydınlatma metni, açık rıza formları ve saklama süreleri için bir hukuk danışmanıyla çalışın.
İlan bazında düzen
- Tek kök klasör kullanın: tüm ilan dosyaları
Portföyaltında. - Her ilana bir klasör açın ve adını ilan kodu + bölge + tip olarak verin. İlan kodunu kişi kartında ve fırsatta da tutun. Bkz. Önerilen özel alanlar.
- Kişisel veri içeren belgeleri ayırın: tapu, kimlik ve sözleşmeler
03_Tapu-ve-belgelerve04_Yetki-sozlesmesialt klasörlerinde dursun; fotoğraf ve broşürlerle karışmasın. - Herkese gönderilen genel dosyaları
Ofisklasöründe tutun.
Adım adım klasör oluşturma ve adlandırma için Dosya yükleme ve düzenleme makalesine bakın.
Ne nerede durur, kim görür?
- Belge türüne göre erişim: İlan fotoğrafı, kat planı ve broşürü tüm ekip kullanabilir. Yetki sözleşmesi, tapu fotokopisi ve kimlik yalnızca ilgili danışman ve yöneticide kalsın. Kullanıcı bazında erişim kısıtlaması için danışmanınıza yazın: Veri erişimini kısıtlama.
- Paylaşmadan önce kontrol: Fotoğraflarda ev sahibinin aile fotoğrafları, belgeleri ya da araç plakası görünmesin. Tapu örneğini paylaşmanız gerekiyorsa ad ve kimlik numarasını gizleyin. Kişisel belgeleri yalnızca ilgili kişiye, konuşma içinden ek olarak gönderin.
KVKK açısından dikkat edilecekler
| İlke | Medya deposunda uygulaması |
|---|---|
| Veri minimizasyonu | Yalnızca iş için gereken belgeleri saklayın. Gereksiz kimlik fotokopisi ve banka bilgisi yüklemeyin. |
| Amaçla sınırlılık | Satış için alınan iç mekân fotoğraflarını, ev sahibinin izni olmadan başka amaçla (ör. ofis reklamı) kullanmayın. |
| Erişim kontrolü | Her çalışanın kendi kullanıcısı olsun, ortak şifre kullanmayın. Bkz. Roller ve yetkiler. |
| Saklama süresi | Satılan/kiralanan ilanların belgelerini ofisinizin belirlediği süre sonunda gözden geçirip silin. |
| İlgili kişi hakları | Ev sahibi belgelerinin silinmesini isterse ilan klasörü sayesinde hepsini hızla bulursunuz. Bkz. Veri gizliliği ve KVKK. |
Önemli
Ev sahiplerinin belgelerini kişisel telefonlarda, kişisel WhatsApp hesaplarında veya USB belleklerde tutmayın. Panel dışına çıkan her kopya, kontrol edemediğiniz bir risktir. Bir çalışan ayrıldığında kullanıcısını hemen devre dışı bırakın: Ekibim.
Fotoğraf ve video çekiminde
- Çekimden önce ev sahibinden aile fotoğraflarını, belgeleri ve değerli eşyaları kaldırmasını rica edin.
- Pencereden komşu daire, plaka ya da kişi görünüyorsa kırpın veya bulanıklaştırın.
- Kiracılı evlerde çekim ve gösterim için kiracının bilgisi ve onayı olmalı.
- Proje görsellerinde müteahhidin verdiği güncel görselleri kullanın; "temsilidir" notunu kaldırmayın.
Düzenli bakım kontrol listesi
Ayda bir, yönetici kullanıcı (ör. Burak Aydın) şunları kontrol etsin:
Portföydışında ilan dosyası kalmış mı? (ör. kök klasöre rastgele yüklenmiş tapu fotoğrafları)- Adı kurala uymayan dosyalar yeniden adlandırıldı mı?
- Satılan/kiralanan ilanların klasörleri arşive taşındı mı, saklama süresi dolanlar gözden geçirildi mi?
- Ayrılan çalışanların kullanıcıları devre dışı mı?
- Fiyatı değişen ilanların broşürleri güncellendi mi, asistanın portföy bilgisi için danışmanınıza haber verildi mi? Bkz. Portföy hazırlığı.
Kimin hangi dosyayı sildiğini veya değiştirdiğini izlemek için Denetim kayıtları ekranını kullanabilirsiniz.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.