Dosya paylaşma ve kullanma
Medya deposundaki broşür, kat planı ve fotoğrafları konuşmalarda müşteriye gönderin, bağlantı olarak paylaşın ve ekip içinde güvenle kullanın.
3 dk okuma
Medya deposundaki dosyaların asıl değeri, doğru anda doğru müşteriye ulaşmasıdır: gösterimden önce kat planı, yabancı alıcıya İngilizce broşür, ev sahibine değerleme sonrası hazırlanan sunum. Bu makalede dosyaları konuşmalarda göndermeyi, bağlantı olarak paylaşmayı ve dikkat edilmesi gerekenleri anlatıyoruz.
Konuşmada dosya gönderme
Örnek: Mert Özkan, asistanın gönderdiği ilan linkine baktıktan sonra WhatsApp'tan Moda'daki 3+1'in kat planını istiyor.
- Conversations'ta müşterinin konuşmasını açın ve mesaj kutusundaki ataş (attachment) ikonuna tıklayın.
- Açılan pencerede medya deposundan dosyayı bulun ve seçin. Arama kutusuna ilan kodunu (
ATL-1042) yazmak en hızlı yoldur. Gerekirse bilgisayarınızdan yeni dosya da yükleyebilirsiniz. - Insert ile dosyayı mesaja ekleyin.
- Kısa bir açıklama yazıp Send ile gönderin.
Kanala göre dosya müşteriye ek olarak (WhatsApp, e-posta) veya bağlantı olarak (SMS) ulaşır. Bkz. Yanıtlama ve kanallar.
Müşteri ne görür?
- Dosya müşterinin WhatsApp'ına belge olarak düşer; açıp kaydedebilir, eşine iletebilir.
- Dosyayı tek başına göndermeyin: bir cümleyle ne olduğunu söyleyin ve bir sonraki adımı önerin ("Cumartesi örnek daireyi görmek ister misiniz?").
- Müşterinin son mesajının üzerinden 24 saat geçtiyse WhatsApp'ta serbest mesaj ve dosya gönderemezsiniz; önce onaylı bir şablon gönderin. Müşteri yanıt verince pencere yeniden açılır. Bkz. WhatsApp kuralları ve kalite puanı.
Kanallara göre dikkat edilecekler
| Kanal | Dosya gönderimi | İpucu |
|---|---|---|
| Görsel, PDF, video gönderilebilir; Meta'nın boyut sınırları geçerlidir. | Broşürü PDF olarak gönderin; uzun videolar için bağlantı kullanın. | |
| Instagram / Messenger | Görsel ve bazı dosya türleri desteklenir. | PDF yerine görsel ya da bağlantı daha güvenlidir. |
| E-posta | Dosya ek olarak gider. | Çok büyük ekler yerine bağlantı kullanın. |
| SMS | Dosya bağlantı olarak gider. | Kısa ve açıklayıcı bir metinle gönderin. |
Sık gönderilen dosyaları hızlandırma
Her gün aynı proje broşürünü ya da kira başvuru evrak listesini gönderiyorsanız:
- Dosyaları
Ofisya da proje klasöründe, dil ekiyle (_TR,_EN) tutun. - Dosyayı içeren bir hazır yanıt (snippet) oluşturun; tek tıkla metin ve dosya gönderin. Bkz. Şablonlar ve hazır yanıtlar.
- Broşür güncellendiğinde (ör. fiyat listesi değişti) eskiyi silmek yerine arşive taşıyın ve hazır yanıttaki dosyayı değiştirin. Asistanın bildiği fiyatın da güncellenmesi için danışmanınıza haber verin.
Dosyayı bağlantı olarak paylaşma
Büyük bir video turu gibi dosyaları ek yerine bağlantı olarak paylaşmak isteyebilirsiniz. Dosyanın önizleme ekranından ya da menüsündeki bağlantı/kopyalama seçeneğiyle adresi kopyalayıp mesaja yapıştırın. Seçeneğin tam adı arayüz sürümüne göre değişebilir.
Önemli
Bağlantıya sahip olan herkes dosyayı açabilir. Tapu fotokopisi, kimlik ya da imzalı yetki sözleşmesi gibi kişisel veri içeren dosyaları bağlantıyla paylaşmayın, ilan portallarına ya da gruplara göndermeyin. Bu belgeleri yalnızca ilgili kişiye, konuşma içinden ek olarak gönderin.
Ekip içinde dosya kullanma
- Yeni ilan: Danışman fotoğrafları ve kat planını ilan klasörüne yükler, kişi kartındaki nota klasör yolunu yazar ("Belgeler: Portföy/ATL-1045/03"). Bkz. Görevler ve notlar.
- Görevle takip: "Broşürü hazırla" görevini ofis asistanına (Deniz Acar) atayın; broşür hazır olunca
05_Brosurklasörüne yüklenir. - Kişisel telefona indirmeyin: Ekip arkadaşına belgeyi kişisel WhatsApp'tan iletmek yerine panelde klasör yolunu paylaşın. Böylece ev sahibinin belgeleri kişisel telefonlara dağılmaz.
Sık karşılaşılan sorunlar
Müşteri dosyayı açamıyor. Dosya türü kanal tarafından desteklenmiyor olabilir; PDF veya JPG'ye dönüştürüp tekrar gönderin. Dosya boyutunu da kontrol edin.
Mesaj kutusu dosya göndermeme izin vermiyor. WhatsApp'ta 24 saat penceresi kapanmış olabilir. Şablon gönderin ve müşterinin yanıtını bekleyin.
Yanlış dosyayı gönderdim. Mesaj müşteriye ulaştıysa geri alınamayabilir. Doğru dosyayı gönderip yanlış olanı dikkate almamasını rica edin. Yanlış dosya başka bir müşterinin kişisel verisini içeriyorsa durumu hemen yöneticinize bildirin.
İlgili makaleler
Bu makale sorununuzu çözmedi mi?
Asistana sorun ya da destek ekibimize yazın.