Konuşma yönetiminde iyi uygulamalar

Bir alıcı aynı anda üç dört ofise ulaşır. Genellikle ilk ve en net yanıtı veren ofis gösterimi alır. Squaremeters'ta ilk yanıtı çoğu zaman asistan verir; danışmanın işi o sıcaklığı kaybetmeden satışa taşımaktır. Bu makale, gelen kutusunu satışa çeviren alışkanlıkları özetler.

1. Asistanın bıraktığı yerden devam edin

1. Güne sıcak lead görünümüyle başlayın: sicak-lead etiketi, size atanan, okunmamış. Bkz. Filtreler ve görünümler.
2. Müşteriye yazmadan ya da onu aramadan önce asistanın özetini okuyun. Bütçe, bölge, zamanlama ve sorduğu soru oradadır.
3. Kaldığı yerden devam edin. Müşteri aynı şeyi ikinci kez anlatmasın.

Kötü örnek: "Merhaba, nasıl yardımcı olabilirim?"

İyi örnek: "Günaydın Ahmet Bey, ben Selin, Atlas Emlak. Dün gece Elif'le konuşmuştunuz. Moda'daki dairede kapalı otopark var; cumartesi 11:00'de orada olacağım."

2. Hız: ilk 5 dakika

Asistan aramaları ve Conversation AI mesajları anında karşılar. Ama asistanın devretmediği kanallar (ör. e-posta) ya da danışmanın devraldığı sıcak leadler için hız yine sizin elinizde.

• Mesai saatlerinde Unread sekmesini izleyen bir "nöbetçi" belirleyin.
• Sahipsiz konuşmalar görünümü kurun; atanmamış konuşma kalmasın.
• Yurt dışındaki alıcıların saat dilimini düşünün; gerekiyorsa mesajı zamanlayın.

Hedefler ve ölçüm için Hızlı lead yanıtı.

3. İlk mesajın yapısı

Asistanın karşılamadığı bir talebe (ör. portal ya da e-posta ile gelen) ilk kez siz yazıyorsanız:

1. Tanıtım: adınız ve ofisin adı.
2. Teyit: talebi tekrar edin ("Beylikdüzü'nde 2+1 talebiniz için teşekkürler").
3. Tek, net soru: bütçe ve zamanlama. Bir mesajda tek istek.
4. Sonraki adım: gösterim önerin ve iki seçenek sunun ("cumartesi mi pazar mı?").

İlk mesajda ilan listesi yağdırmayın; önce ihtiyacı netleştirin. Bu mesajı snippet olarak kaydedin.

4. Fiyat konuşması

• Satıcıya telefonda ya da mesajla kesin değer söylemeyin. "Doğru fiyat için evi birlikte değerlendirelim" diyerek ücretsiz değerleme randevusu önerin; asistan da aynı çizgide konuşur.
• Alıcıya pazarlık payını mesajla yazmayın; mal sahibinin alt sınırını dahili yorum dışında hiçbir yere yazmayın.
• "Kaçırılmayacak fırsat", "kesin değer kazanır" gibi ifadeler kullanmayın. Şeffaflık güven verir.

5. Ekip içinde devir

Teklif kabul edildiğinde süreç danışmandan broker'a ya da evrak için ofis asistanına geçer. Bilgi en çok devir anında kaybolur.

1. Konuşmanın atamasını yeni sorumluya değiştirin.
2. Dahili yorum ile kısa bir devir özeti bırakın: anlaşılan fiyat, finansman, tapu tarihi, özel notlar. Yeni sorumluyu @ ile etiketleyin.
3. Yeni sorumlu müşteriye kendini tanıtan bir mesaj göndersin.

Fırsatın aşamasını da güncelleyin (ör. Teklif → Kapandı). Bkz. Alıcı pipeline'ı.

6. Kısa kurallar

• Her müşteriye tek kişi yazar: konuşma kime atanmışsa.
• Asistanın açtığı görevler aynı gün kapanır.
• Her konuşma bir sonraki adımla biter: soru, gösterim, hatırlatma.
• Cevapsız aramalar aynı gün geri aranır.
• "Beni aramayın" diyen müşterinin kartına aranmak-istemiyor etiketi ve DND eklenir.
• Gün bitiminde Unread sekmesi boş olur.

İlgili makaleler

• Hızlı lead yanıtı
• Görüşme kayıtları ve özetler
• Atama ve ekip içi iş birliği
• Alıcı pipeline'ı